書類 郵送 添え 状。 保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却

【お詫び例文】書類の郵送・提出が遅れたときのメール・送付状の書き方

書類 郵送 添え 状

1.送付案内状(送付状・送り状)ってなに? 送付案内状とは、請求書などの書類を郵送する際に、一緒に送付したり、FAXを送信するときに添えたりする書面のことをさします。 ここでは、この送付案内状についてご説明します (送付状、書類送付案内書とも言います)。 ・送付状(送付案内状)には、以下の役割があります。 [送付状の主な役割] (1)挨拶をする …本来、文書は持参して手渡しするのが最も丁寧な形です。 それを郵送したりFAX(ファックス)をしたりするわけですから、 言わば口上の代わりのようなものとして、簡単な挨拶文を載せます。 (2)通知する …通知する主な内容には下記のようなものがあります。 用件を知らせる b. 同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる。 書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる。 送付する枚数、数量を知らせる。 (3)補足説明をする …決められた書面に入らない内容を付け加える。 その他にも… 例えば、送付案内書やFAX送り状で通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るはずです。 そのため、 確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先にFAX文書が届いたときには、ファックス送り状を見た人から 誤送信を教えてもらえることもあります。 [送付状(送付案内状)の使用例](このページで紹介) ・一般的な書類の送付案内状 ・請求書の送付案内状 ・領収書の送付案内状 ・手形送付の案内状 ・FAX文書の送信案内状 送付状はパソコン等で作成する場合が大半です。 パソコンで作成する方が手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。 上記の送付状の記載内容の説明(送付案内状の書き方) 1. 挨拶文 送付状(送付案内状)の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ・ビジネス文書の送り状の場合には、頭語と結語を用います。 [拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、「謹啓」+「敬具」など ・時候の挨拶は不要です。 ・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。 [ビジネス挨拶文の文章例] ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 2. へつづく 【2】請求書の送付状(送付案内状、送り状)の書き方 下記は請求書を郵送するときに、同封する書類の雛形 ひな形 例です。 請求書を郵送する時に、どんな封筒で郵送していますか?普通の定型封筒で請求書を郵送する事業所の場合は、宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりしますが、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する事業所の場合には、請求書の書式の中で、左上にうまく位置合わせをして宛先住所を印字するケースが多いようです。 また、請求書ではなく、送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。 もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、下記の送付状(書類送付の案内状)のテンプレートで、左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしてお使いください。 こうした書類はフォーマット(書式)を一つ作っておくと大変便利です。 テンプレートを作れば請求書以外の書類を送付する場合にもお使いいただけます。 下記に書式の見本を紹介しながら手作りする際のポイントを解説します。 ファックス送付案内状(FAX送付状)の記載内容の説明 1. 挨拶文 挨拶文といっても、FAXの送り状の場合は略式で構いません。 上記のFAX送信案内の見本のようにごく簡単に挨拶文を入れます。 丁寧な文章にしたい場合には、下記の例を参考になさってください。 ビジネス文書の場合には、頭語と結語を用います。 [拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。 時候の挨拶は不要です。 [ビジネス挨拶文の例] ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 2. 差出人情報 FAX送信状には必ず下記の差出人情報を載せます。 また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送付書を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 FAX送信時の用紙サイズについて ・fax送信用紙としては、A4が一番使いやすいと思います。 ・A4サイズのFAX送信案内書を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が最も高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。 また、最近は普通紙ファックスが多くなっているため、相手方でプリントアウトされる際にも、最もきれいに出力されます。 ・A4をカットしたサイズが用いられることもありますが、こちらからの送信時には、1. 用紙の節約、2. 通信時間の節約になるものの、先方での受信時には普通のA4として出力されることが多く、先方にはあまりメリットはありません。 またB5サイズも同様です。

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書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

書類 郵送 添え 状

A ベストアンサー 『次の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い・・・』 送る行為は、相手にも関わる事なので、 「送付いたします」と、致しますと言っていても、 「ご」を付けなければ「送り付ける」という意味になります。 「ご」は相手に対する「謙譲語」です。 「ご送付します。 」か「ご送付致します。 」が正しいです。 「する」の謙譲語は「いたす」なので、「ご送付致します。 」が 正しいのです。 二重敬語になるかもしれませんが、こちらの方が 丁寧です。 「お送り致します。 」でもOKです。 ・「ご」を必要としない場合は、「送付させて頂きます」になります。 例えば「ご連絡します」の「ご」も同様です。 連絡するのは 自分の動作ですが、「連絡」を受ける相手に対する敬意を表すため、 謙譲の接頭語「ご」を付けます。 相手に頼む場合は「お送りください。 」です。 civillink. しかし!間違えている人もいるので、きちんと確認したほうがいいです。 これって小学校の時に習い以後の教育で多々使われているんすが、小学校以後の勉強をちゃんとしていない人がそのまま勘違いしている場合があります。 あ、今の「以後」も当然小学校の時のことも含まれています。 私もにた様な経験があります。 美容師さんに「木曜以降でしたらいつでも」といわれたので、じゃあ木曜に。 といったら「だから、木曜以降って! 聞いてました? 木曜は駄目なんですよぉ 怒。 と言われたことがあります。 しつこく言いますが、念のため、確認したほうがいいですよ。 「以上以下」と「以外」の説明について他の方が質問していたので、ご覧ください。 goo. php3? 「お送りいたします」も謙譲+丁寧(ます)です。 丁寧語ではありません。 相手の行為について「ご用意してください」などと言ってはなりません。 単に尊敬語が欠けているというのではなく、「ご用意する」という謙譲表現を使っているからです。 「100万円までお預け入れできます」「お持ち帰りできます」 は、相手の行為に謙譲表現を用いた誤用です。 (「お持ち帰り」を名詞と見て「お持ち帰り【が】できます」の省略形のように誤解しているのかも知れません。 ) 「ご用意できます」「お答えできません」のように、自分について言うときに使うべき表現です。

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保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法|返却

書類 郵送 添え 状

会社を退職した後に保険証の返還を求められることがあります。 ただ単に保険証だけを送付するのは味気ないですし、失礼にあたるのではと私たちは考えます。 そのような時に添え状があれば、相手に対して失礼にならないのではないでしょうか。 それでは、添え状の書き方について保険証を返却する場合と、退職時の添え状についてご紹介します。 保険証の返却時の添え状はどのように書けば良い? 保険証を返却するときは手渡しかもしくは郵送となります。 手渡しの場合は、その場で中身を確認していただけるので添え状は必要ありませんが、なんらかの事情で手渡しが難しい場合は添え状をつけての郵送による返却が望ましいです。 退職時の場合は添え状は必要? 会社を退職するときは保険証を会社に返却しなければなりません。 何らかの事情で手渡しができない場合は郵送する手段を選択します。 その時は添え状を付けたほうが良いのでしょうか。 答えは付けたほうが良いです。 いきなり保険証だけを送られてくると誰でもいい気分はしません。 仮にもお世話になった会社ですし、どこかの場所で出会うこともあることでしょう。 出会って気まずい雰囲気にならないようにきちんとした添え状は必要でしょう。 返却するときの添え状はどうやって書けばいい? 保険証を郵送して返却する際の添え状にはどのようなことを書けばよいのでしょうか。 内容として書いておきたいものは、自分の名前と働いていた部署や個人番号がある人はその個人番号を明記しておいた方がよいでしょう。 保険証は扶養していた家族の保険証もある場合は、扶養していた家族全員の名前が必要です。 返却理由には例として「〇月〇日退職のため」と記載すれば大丈夫です。 退職時の保険証を郵送するときの添え状について 有給消化などの関係で退職時の保険証を最終日に手渡しをされる方は珍しいです。 ほとんどの方は、退職後に保険証を郵送して返却する方法を取られます。 退職後保険証を郵送するときの添え状は付けたほうが良いのでしょうか。 答えは付けたほうが良いです。 それでは、どのような内容を添え状に書けばよいのかお伝えします。 退職時の添え状を入れる封筒と便箋について 退職後に保険証を郵送する方はめずらしくありません。 本当は手渡しが良いのですが、引っ越しなどの事情でどうしても保険証を返すのにお伺いできない場合は郵送による返却が望ましいです。 その場合も添え状が必要です。 添え状にはどのようなことを書けばよいのでしょうか。 最初に用意するのは、A4の無地もしくは縦の罫線が入っている便箋と無地の封筒が望ましいです。 退職時の添え状に書く内容とは 退職時の添え状には、あまりだらだらと文章を意識して書く必要はありません。 しかし、お世話になった会社ですので、礼節をわきまえた文章構成にする必要性があります。 まずは誰宛てに書くかを書きます。 大企業の場合は多くの部署が存在しますので、当然同姓の方もいらっしゃいます。 必ずどこの部署の誰宛てかを書きます。 次に何の用件で添え状を書いたかを書き、感謝の気持ちを記し、締めの言葉を書きます。 それでは、例を挙げてみますので今後の書き方に参考にしてください。 気になる書き方添え状の例文 いざ添え状を書こうと考えても、なかなかどのように書けばよいのかわからなくて不安になります。 そこでここでは、どのように添え状を書いたらよいのかご紹介するとともに、例文もご紹介していますので参考にしてください。 添え状の書き方についてお伝えします。 ご準備していただくのはA4サイズの罫線入りの白い便箋です。 書く内容ごとに書き方と、なぜ書かなければならないかの理由についてもお伝えしていますので、参考にしてください。 「部署」と「宛名書き」について いざ添え状を書こうと考えてもどのように書けばよいのかわかりません。 それでは添え状の書き方をお伝えさせていただきましょう。 1行空けて左側の罫線の端から1マス開けて相手の部署と名前を書きます。 この場合はフルネームではなくて、苗字のみにします。 〇〇部空白を1マス入れて〇〇様で改行します。 「送付内容」について 部署と宛名書きが終わったら改行し、部署名の頭文字に揃えるように下に自分の退職した日を書きます。 もしかしたら同日付で自分の他にも退職した人がいる場合があるからです。 〇月〇日付で退職いたしました〇〇部の〇〇です。 健康保険証を同封しております。 と記します。 この時点では改行しません。 「送付理由」について 保険証を発行していただいたときに保険証は手渡しで、人事部もしくは総務の人からもらったという記憶はないでしょうか。 本来は手渡しで保険証を返却するのが礼儀です。 しかし、やむ得ない理由がある場合はその旨を伝えておく必要があります。 書き方の例として、「直接お渡しできず大変申し訳ありません」と記入します。 「依頼」の書き方 改行せずに次に保険証を返却し、社会保険からの脱退手続きを依頼します。 脱退手続きをしなければ、国民健康保険への加入や転職先の雇用保険への加入ができないからです。 どのような内容にすればよいかお伝えします。 「お手数おかけしますがお手続きのほど、何卒、よろしくお願いします。 」と記入します。 「感謝の気持ち」の書き方 本来なら退職時に感謝の気持ちを伝えるのが本来ですが、保険証を郵送した場合はそれができません。 一方的な依頼にならないように感謝の気持ちも一緒にこの場で伝えましょう。 どのような内容にすればよいかをお伝えします。 「〇年間さまざまな面で大変お世話になりありがとうございました。 ここに改めて感謝を申し上げます。 」と記入します。 勤続年数が少ない場合の感謝の気持ちの書き方 勤続年数が少ない場合でも保険証を郵送で返却する場合は、感謝の気持ちを添え状に書きましょう。 人と人とのつながりはどの場所であるかわかりません。 その場合の書き方は、「少ないお付き合いでしたが、さまざまな面で大変お世話になりありがとうございました。 ここに改めて感謝を申し上げます。 」と記入します。 会社に対しての発展を祈る言葉の書き方 ここで改行します。 文頭をそろえて「最後になりますが貴社のますますのご発展と皆々さまのご健勝を心よりお祈り申し上げます」でしめます。 日付の書き方 ひととおり添え状の内容が完成したら、日付と自分の名前を書きます。 書き方は便箋の右端に寄せいて罫線の右端の部分から1マス空白を開けた場所に日付の「日」の部分が来るように日付を配置します。 日付は西暦もしくは年号から書き始めます。 書き方は、「2018年3月26日」と書きます。 名前の書き方 封筒の裏書にも自分の名前を記入してあるからと言って、添え状に自分の名前をわざわざ書く必要はないと考えてはいないでしょうか。 企業には毎日たくさんの書類が届きますので、添え状がほかの書類に混入してもすぐにわかるように自分の名前を記入する必要があります。 名前は日付欄の下に記入します。 日付の頭文字に苗字の始めが来るようにします。 名前はフルネームで楷書で記入してください。 添え状の例文 添え状の書き方をお伝えしてきました。 例文をご紹介しますのでご参考にしてください。 健康保険証を同封しております。 直接お渡しできずに大変申し訳ありません。 お手数おかけしますが手続きのほどよろしくお願いいたします。 〇年間さまざまな面で大変お世話になりありがとうございました。 ここに改め感謝申し上げます。 最後になりますが貴社のますますの発展と皆々様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。 保険証は身分証明書にもなるくらい非常に大切な書類です。 その保険証を郵送する方法としてどのような手段を使えばよいのでしょうか。 書類を郵送をする方法には3種類あります。 普通郵便、書留そして配達証明です。 それぞれがどのように違うのかお伝えします。 普通郵便で保険証は郵送できるの? 保険証と添え状を普通郵便で郵送することはできるのでしょうか。 答えはできます。 切手代のみなので送る側の負担もほぼありません。 ただし、普通郵便で保険証を郵送するときに気を付けなければならないことがあります。 それは、保証が付かないという点です。 本当に保険証が会社に届いたかどうかはわかりません。 書留の場合 保険証を郵送で返却する方法として書留はふさわしいのでしょうか。 書留には郵便物の引き上時から、配達の各段階においてまで1通1通の取り扱い局名と日時が記録されます。 万一、郵便物などが壊れたり届かなかった場合に、実損額を賠償してくれるほか、追跡番号をもとにインターネットや電話などで保険証が相手先へ届いたかどうかを確認できるメリットがあります。 特定記録郵便の場合 大切な保険証が無事に相手先に届いたかどうかは非常に気になります。 普通郵便よりは安心を得られるとしてご紹介させていただくのが特定記録郵便です。 保険証を差し出したという記録が残るだけでなく、インターネット上で保険証が届けられたかどうかの確認もできます。 相手が保険証を受け取った場合は、後日、差出人に配達完了の通知が届くという仕組みなので安心です。 保険証を郵送するときの封筒.

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